一、了解监事会决议书的作用<

监事会决议书是股份公司监事会就公司重大事项进行讨论、表决并形成的书面文件。它是监事会对公司经营管理进行监督的重要手段，也是公司治理结构中不可或缺的一部分。

二、确定决议事项

1. 确定决议事项：股份公司需要明确监事会决议的具体事项，如公司财务报告的审查、董事和高级管理人员的提名、公司重大投资的决策等。

2. 收集相关资料：根据决议事项，收集相关的财务报表、合同文件、项目可行性研究报告等资料。

三、召开监事会会议

1. 通知监事：提前通知监事召开监事会会议，包括会议时间、地点、议程等。

2. 召开会议：监事会按照法定程序召开会议，监事应按时出席。

3. 讨论议题：监事会就决议事项进行充分讨论，确保每位监事都能表达自己的意见。

四、表决决议

1. 表决方式：监事会决议的表决可以采用口头表决或书面表决的方式。

2. 表决结果：表决结果需达到法定比例，如三分之二以上监事同意，决议方能通过。

3. 记录表决结果：将表决结果记录在监事会决议书上。

五、形成决议书

1. 编制决议书：根据表决结果，监事会秘书负责编制监事会决议书。

2. 签署决议书：监事会决议书需由监事会主席和监事会秘书共同签署。

3. 审核决议书：监事会决议书需经公司董事会审核无误后生效。

六、公告决议书

1. 公告内容：监事会决议书需公告于公司内部，包括决议事项、表决结果等。

2. 公告方式：可以通过公司内部公告栏、电子邮件、内部通讯等方式进行公告。

3. 公告期限：公告期限一般为决议通过之日起5个工作日内。

七、决议书的归档

1. 归档时间：监事会决议书应在决议通过之日起10个工作日内归档。

2. 归档地点：归档于公司档案室，便于日后查阅。

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